Accordo sul trattamento dei dati per conto dello studio

Questo accordo disciplina il trattamento dei contenuti delle pratiche affidati a DOKSIN Legal ai sensi dell’articolo 28 GDPR. Lo studio registrato è il titolare; Cavallo Consulting & Partners S.r.l., P.IVA 13628901004, è il responsabile per le attività qui descritte. L’accettazione da parte del rappresentante dello studio deve essere registrata prima del trattamento di pratiche reali. Non è una certificazione di conformità né sostituisce la valutazione dei trattamenti dello studio.

1. Oggetto, finalità e durata

Le attività comprendono raccolta su istruzione dello studio, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, trasmissione ai destinatari autorizzati, esportazione e cancellazione dei dati per la pre-istruttoria di separazioni. Il trattamento dura per il rapporto di servizio e per le operazioni necessarie alla sua chiusura, secondo le istruzioni del titolare e gli obblighi applicabili.

2. Interessati e categorie di dati

Gli interessati comprendono clienti dello studio, componenti del nucleo familiare, figli, controparte e altri soggetti menzionati nei documenti pertinenti. I dati possono essere identificativi, di contatto, familiari, patrimoniali, economici e documentali e, quando necessari e lecitamente trattati dallo studio, categorie particolari o dati relativi a procedimenti. Il titolare stabilisce basi giuridiche, necessità e proporzionalità; il responsabile non determina la strategia legale o l’esito della pratica.

3. Istruzioni e riservatezza

Il responsabile tratta i dati solo su istruzioni documentate del titolare, incluse le operazioni richieste mediante l’applicazione e le istruzioni concordate attraverso l’assistenza. Non utilizza i contenuti per proprie finalità commerciali, pubblicità o addestramento AI. Le persone autorizzate sono vincolate alla riservatezza e accedono soltanto per le attività necessarie. Se un obbligo di legge richiede un trattamento ulteriore, il titolare ne è informato prima, salvo divieto di legge. Il responsabile segnala istruzioni che ritenga in contrasto con la normativa sulla protezione dei dati.

4. Misure e responsabilità

Le misure applicabili comprendono autenticazione, separazione per studio e pratica, autorizzazione server sulle operazioni, archivio documentale privato, connessioni cifrate, gestione riservata delle credenziali, tracciamento delle verifiche, controllo delle versioni e procedure di recupero. La configurazione effettiva e gli eventuali limiti devono essere mantenuti documentati dal fornitore. Il titolare valuta l’adeguatezza rispetto ai propri trattamenti e gestisce accessi del personale, informazioni agli interessati, basi giuridiche e copie necessarie agli obblighi professionali. Non è attribuito alla sola regione UE o alle sole policy di accesso il valore di conformità complessiva al GDPR.

5. Sub-responsabili e trasferimenti

Il titolare autorizza in via generale i fornitori necessari al servizio: Vercel per hosting e funzioni, Supabase per autenticazione, dati e file privati, Resend per email di servizio; Google Workspace per i canali di assistenza. I contenuti della pratica non devono essere inseriti nelle email. Ulteriori fornitori che ricevano contenuti della pratica devono essere documentati prima dell’uso, con obblighi di protezione adeguati. Le variazioni rilevanti sono comunicate preventivamente al titolare, consentendogli di motivare un’opposizione e concordare una soluzione o la cessazione del trattamento interessato.

I trasferimenti al di fuori dello Spazio economico europeo avvengono solo su istruzioni e mediante le garanzie applicabili. La scelta di una regione UE per database e file non esclude automaticamente altri trattamenti dei fornitori. Il responsabile mantiene disponibili le informazioni pertinenti sui sub-responsabili e sulle garanzie contrattuali.

6. Assistenza, diritti e violazioni

Il responsabile assiste il titolare, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni disponibili, nelle richieste degli interessati, nella sicurezza, nella valutazione d’impatto quando necessaria e nelle interlocuzioni pertinenti con l’autorità. Le richieste relative ai contenuti della pratica non vengono decise autonomamente dal responsabile. Una violazione dei dati di cui venga a conoscenza è comunicata al titolare senza ingiustificato ritardo, con le informazioni disponibili e gli aggiornamenti utili; la valutazione e gli adempimenti propri del titolare restano in capo allo studio.

7. Restituzione, cancellazione e verifiche

Alla cessazione del servizio il titolare sceglie restituzione o cancellazione dei dati, salvo un obbligo legale di conservazione. Il responsabile concorda le modalità operative, applica le istruzioni e gestisce le copie di sicurezza nel relativo ciclo, impedendone l’uso ordinario per nuove finalità. Rende disponibili le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell’accordo e consente verifiche pertinenti del titolare o di un incaricato, con modalità che proteggano sicurezza e dati di altri clienti.

Contatti

Per istruzioni e richieste privacy: privacy@cavalloconsulting.it. Per assistenza operativa: info@doksin.it. Non allegare documenti familiari alle email: utilizzare i canali riservati concordati.

Riferimenti: articoli 28 e 32 GDPR e documentazione della Commissione europea sui rapporti fra titolare e responsabile.